W większości firm wykorzystuje się wiele systemów informatycznych do pracy grupowej. Służą one zwykle specjalizowanym celom, a decyzję co do wyboru konkretnego oprogramowania podejmują sami menedżerowie projektów. Daleko posunięta specjalizacja ma swoje zalety, ale jeśli proces ten zabrnie za daleko, to marzenia o efektywnej współpracy, które wdrożenie tych systemów miało zrealizować, spełzną na niczym.

reactee.com - coworking
Creative Commons License photo credit: hillary h

Z drugiej strony wizja jednolitego systemu, który spełniłby wszystkie wymagania wszystkich zespołów, jest nierealistyczna. Jak uzgodnić potrzeby działu marketingu, działu finansów i działu IT firmy? Mówią one różnymi językami, stosują różne metodologie pracy. Próba wciśnięcia im na siłę jednego narzędzia będzie dla nich niedźwiedzią przysługą.

Może zatem nie jedno narzędzie, ale jedna platforma dla różnych narzędzi pracy grupowych? Zamiast starać się zunifikować narzędzia, unifikujemy w tym podejściu repozytoria danych, interfejsy, widżety czy klienty dostępowe. Dzięki temu wszystkie firmowe informacje, cała wiedza, będą dostępne z jednego miejsca, a użytkownicy będą mogli z nimi łatwiej pracować.

W ten właśnie sposób można wykorzystać SharePointa 2010. Zamiast myśleć o nim jako o samodzielnym narzędziu pracy grupowej, możemy potraktować go jako łącznik pomiędzy różnymi niezależnymi systemami. Funkcjonalność ta, o nazwie Business Connectivity Services (BCS), pozwala na łatwe podłączanie zewnętrznych aplikacji do SharePointa 2010.

Możliwe jest w ten sposób uwspólnienie dostępu do zewnętrznych danych w ramach 5 podstawowych operacji bazodanowych (tworzenie, odczyt, aktualizacja, kasowanie, zapytanie – tzw. CRUDQ) dla aplikacji webowych, baz danych, systemów klasy CRM czy ERP. Pobrane do SharePointa dane mogą być modyfikowane i organizowane za pomocą kontrolek dostępu WebParts, podobnie jak wszelkie inne dane tego systemu pracy grupowej.

Dzięki takiemu postawieniu sprawy, członkowie różnych zespołów roboczych, korzystający z różnych systemów pracy grupowej – wiki, CMS-ów, blogów, pakietów biurowych, systemów wersjonowania, mogą bez porzucania swoich narzędzi stworzyć centralny obszar pracy grupowej, poprzez który mogą np. udostępnić zawartość różnych firmowych wiki czy CMS-ów wszystkim użytkownikom SharePointa. Członkowie innych zespołów, potrzebujący uzyskać dostęp do zasobów podpiętych do nieznanych im narzędzi, wcześniej musieli przejść proces przeszkolenia w ich wykorzystaniu – teraz mogą korzystać z tych danych bez opuszczania SharePointa.

Jeśli męczycie się w Waszej firmie z wieloma niezintegrowanymi systemami informatycznymi, nie pamiętacie które hasła są do którego systemu i gdzie podziały się te bardzo ważne dane, które trzeba było pokazać kontrahentowi „na wczoraj”, pomyślcie o wykorzystaniu Business Connectivity Services, jakie oferuje SharePoint 2010.