Wiele firm po wdrożeniu platformy software’owej zostawia pracowników samym sobie, by opanowali nowe dla nich narzędzia informatyczne na własną rękę. W najlepszym razie robi się pośpieszne szkolenie, pokazując najważniejsze funkcje platformy – i to wszystko. Czy w tej sytuacji można liczyć na jakikolwiek wzrost produktywności?

Our training class group shot
Creative Commons License photo credit: grilled cheese

Szczególnie źle takie podejście sprawdza się przy wprowadzaniu złożonych platform pracy grupowej, takich jak SharePoint 2010, pozwalających na niemal nieograniczone możliwości w zarządzaniu informacją i projektami. Eksperci twierdzą, że bez przygotowania, pracownicy w najlepszym razie wykorzystają jedynie ułamek możliwości SharePointa. Oznacza to zmarnowane pieniądze firmy na narzędzie, które nie zwiększy produktywności załogi.

Czy to znaczy, że pracownikom potrzebne jest posadzenie pracowników w ławkach, solidne szkolenie z SharePointa, ustanowienie nowych polityk, egzaminy i certyfikaty? Richard Harbridge z firmy konsultingowej Allin Corp. uważa, że to równie złe podejście, które też może się zemścić. O wiele lepiej uczyć przez przykłady – pokazując załodze, jak nowe oprogramowanie uprości ich pracę i pozwoli na lepsze zorganizowane procesów biznesowych.

Jak to zrobić? Oto zalecenia Harbridge’a:

  • Należy stosować przykłady z życia wzięte, jak platforma pracy grupowej usprawnia codzienne praktyki biznesowe,
  • Trening należy zaczynać od wykazania możliwości zarządzania danymi i wzmocnienia współpracy, potem można przejść do scenariuszy związanych z zarządzaniem projektami i wyborami. Tę część szkolenia można sformalizować i powiązać z istniejącymi w firmie procedurami.
  • W części poświęconej społecznościowym elementom SharePointa, takim jak blogi, wiki czy fora dyskusyjne, powinno się zrezygnować z ustanawiania formalnych procedur. Raczej należy przedstawić wytyczne. Powinno wyraźnie się oddzielić trening i zarządzanie taką nieustrukturyzowaną informacją od treningu związanego z częścią transakcyjną.
  • Trzeba pamiętać, że jest różnica między trenowaniem kogoś a uczeniem go. Uczenie to pomaganie komuś w poznaniu czegoś. Trenowanie to narzędzie optymalizacji – ma służyć temu, by dana osoba mogła swoje cele osiągać sprawniej i szybciej.

Swoje doświadczenia w szkoleniach z SharePointa 2010 przekazuje też Jennifer Baker, ekspertka w dziedzinie zarządzania informacją z firmy Cohasset Associates. Oto jej propozycje:

  • Warto zacząć szkolenie od tej części załogi, która będzie zaangażowana we wdrożenie, i pomoże później w szkoleniu innych. Wydaje się oczywiste by wybrać tu dział IT, ale bardzo często działy IT są jednymi z ostatnich działów, które w ogóle coś dla siebie wdrażają.
  • Dlatego zamiast prosić IT o szkolenie innych działów z danej platformy, lepiej nakłonić firmowych informatyków, by wpierw wdrożyli SharePointa u siebie. Gdy zapoznają się z wartością tej platformy dla ich pracy, łatwiej będzie im to przekazać innym pracownikom.
  • Szkolenie powinno odbywać się wpierw horyzontalnie, potem wertykalnie. Jeśli wybierze się pilotażowych użytkowników, którzy będą w stanie postawić portale SharePointa , to szybko korzyści z tego przełożą się na całą firmę. Potem dobrze wybrać działy wspólne dla całej firmy, takie jak HR czy prawny, by u siebie w kaskadowym modelu przeprowadziły szkolenia. Na tej warstwie można przygotować szkolenia dla sekretariatu i innych działów, w których liczą się kwestie zarządzania informacją i ochrony danych. Finalnie można wyznaczyć stamtąd ekspertów do szkolenia pracowników w bardziej wertykalnych działach.

Swoje pomysły dokłada tu także Rob Koplowitz z Forrester Research. Uważa że:

  • Nie należy mówić pracownikom, że SharePoint to program do pracy grupowej. Lepiej postawić im zadania, które wykonać trzeba będzie w SharePoincie, dać im pewne wskazówki, a gdy sami odkryją, jak jest to użyteczna platforma, pozwoli to na adopcję.
  • Trzeba pamiętać, że to, że ktoś wie jak korzystać z systemu, nie znaczy, że wie, kiedy z niego korzystać, ani jakie korzyści może to przynieść. Należy określić znane scenariusze pracy w firmie, które byłyby lepiej zrealizowane za pomocą SharePointa.
  • Dobrze jest nakłonić pracowników by zmienili swoje podejście do już istniejących projektów, odciągnąć ich od dotychczasowego sposobu, w jaki działali.

To warte uwagi wskazówki – pokazują, że przygotowanie pracowników do korzystania z SharePointa musi różnić się np. od szkoleń z Worda.