Nie tylko firmy, ale i instytucje rządowe i samorządowe coraz częściej wybierają usługi IT hostowane w chmurze. Jest to dla nich dobra okazja do rozwinięcia statutowej działalności, mimo budżetów skromniejszych niż te, którymi dysponują firmy. Na tym polu Microsoft testuje nową strategię, w której znanymi produktami toruje się drogę dla nowych, tworząc rozwiązanie chętniej wybierane niż konkurencyjne Google Docs. Przykład takich działań przedstawił ostatnio Network World.

Miasto Winston-Salem ma 230 tys. mieszkańców, z czego 2700 pracuje w służbach i urzędach miejskich. Dla nich uruchamiany jest nowy system komunikacji i pracy grupowej oparty o Exchange 2010 i Outlooka, który zastąpi dotychczas stosowane narzędzia Novella: Groupwise i ZENworks.

Powód zmiany? Problemy z obsługą techniczną i obsługa tylko telefonów BlackBerry. Miasto zdecydowało się na zmiany. W ramach testów wzięło najpierw Google Apps i Gmaila. Opinie o e-mailu od Google były dobre. Jednak sam system poczty nie wystarcza. „Nie byliśmy gotowy zastąpić Office przez Google Docs, a cena utrzymania jednocześnie Google Apps i licencji na Office była dla nas za wysoka” – mówi Denis Newman, dyrektor IT urzędu miejskiego.

W to miejsce wchodzi zintegrowana oferta Microsoftu: w porozumieniu zaoferowano nie tylko usługę Exchange Online, ale też klienta poczty Outlook, dobrze znanego pracownikom miasta, a do tego usługę Office 365. Wszystko razem w cenie niższej od tego, co chce Google. Newman wyjaśnia, że wejście w Google Apps oznacza stratę pieniędzy zainwestowanych w licencje na Office, a odebranie użytkownikom Office byłoby źle przyjęte – chyba że pozwoliłoby zaoszczędzić pieniądze. Tak jednak nie było.

To nie jedyny przypadek łączenia ofert na Exchange i Office w chmurze. Kilka dni temu miasto San Francisco przeniosło swój system poczty dla 23 tys. pracowników na Exchange Online. Koszt usługi – 1,2 mln dolarów. Oszczędności budżetowe wyniosą 20%. I tym razem miasto nie wybrało Google Apps, ponieważ Exchange Online znakomicie się uzupełniało z innymi aplikacjami Microsoftu, z których miasto już korzystało.

Newman wyjaśnia kalkulację kosztów w Winston-Salem następująco: „zliczyliśmy koszty licencji na e-mail, antyspam, filtrowanie wirusów, filtrowanie WWW, usługi Blackberry Enterprise Services i narzędzia do zarządzania desktopami i porównaliśmy je do kosztów tych samych usług zawartych w nowym porozumieniu, które zawierało Office 365 i inne produkty Microsoftu”.

Ceny były bardzo podobne – a to pozwoliło na przejście ze starszych technologii na nowsze, bez żadnych dodatkowych nakładów budżetowych. Teraz po wprowadzeniu Exchange Online miasto zyskuje przede wszystkim trzy rzeczy:

  • zaawansowaną archiwizację (Advanced Archiving), niezbędną w działalności administracyjnej do przechowywania dokumentów,
  • biznesowe wyszukiwanie (Enterprise Search), pozwalające na wyszukiwanie po wielu skrzynkach pocztowych, dzięki której można np. zamówić kopie wszystkich maili wysłanych od danej osoby do każdego z pracowników miasta,
  • obsługę wszystkich smartfonów. Novel Groupwise obsługiwało tylko BlackBerry, a teraz pracownicy miasta dzięki Exchange Online mogą korzystać zarówno z BlackBerry jak i iPhone’ów. Co więcej w nowym Exchange Online można ustawiać automatyczną synchronizację poczty w odniesieniu do każdego użytkownika osobno, a nie tak jak było wcześniej, tylko ogólnie dla całego systemu.

W przyszłości miasto chce włączyć do swoich narzędzi IT SharePointa, do zaawansowanego zarządzania dokumentami. Stanie się to gdy Office 365 będzie już ogólnie dostępne.

Jak widać do tej pory tylko Microsoft może zaoferować w pełni zintegrowany ekosystem narzędzi biznesowych: rozwiązania konkurencji wciąż są na jakimś poziomie wybrakowane i wiążą się z koniecznością rezygnacji z wielu dotychczas znanych i używanych narzędzi, a często i dodatkowymi kosztami związanymi np. ze szkoleniami.