Wiele firm, które korzystały dotąd z SharePointa 2007, myśli coraz poważniej o przejściu na SharePointa 2010. Przedstawiliśmy już Wam w naszym blogu 5 powodów, dla których ta platforma pracy grupowej Microsoftu odmieni na lepsze Wasze życie zawodowe. Ale uwaga – do aktualizacji z 2007 na 2010 trzeba się solidnie przygotować. Nieprzemyślane, pochopne działania mogą tylko zaszkodzić. Na czym powinniście się więc skupić, jeśli macie już dość SharePointa 2007?

1. Policzcie, czy się to opłaca

Upgrade are failed!
Creative Commons License photo credit: Collin Anderson

Aktualizacje oprogramowania trzeba traktować tak samo, jak zakupy nowego oprogramowania. Nie można kupować tylko dlatego, że coś się pojawiło nowego na rynku. Zanim zdecydujecie się kupić SharePointa 2010, policzcie, czy zwiększenie wydajności pracowników usprawiedliwi jego koszt i czas, jaki poniesiecie na jego wdrożenie, szkolenia pracowników czy nowe serwery.

Oczywiście jest jeszcze jedna, lepsza dla wielu firm możliwość. Nowa wersja to okazja, by wypróbować nowego modelu dystrybucyjnego. Może będzie się Wam bardziej opłacało korzystać nowego SharePointa w modelu hostowanym? Cena samodzielnego hostingu SharePoint w Host Up to już od 59 złotych miesięcznie!

2. Zainwestujcie w szkolenie pracowników

Tak, SharePoint 2010 ma nowy interfejs ze znaną z Office 2007/2010 Wstążką. Tak, używanie tego interfejsu jest intuicyjne. Ale to wcale nie znaczy, że każdy w firmie będzie wiedział, jak pracować z nowym SharePointem. Nieprzeszkoleni pracownicy to tylko zamieszanie. Co więcej, nawet jak po swojemu nauczą się korzystać z 2010, to i tak pewnie przeoczą wiele ważnych funkcjonalności. Nie wykorzystacie więc tak ważnych mechanizmów jak nawigacja po metadanych, filtry wyszukiwania, tagowanie, zarządzanie rekordami itp. Nie powinno się płacić za biznesowe narzędzie tylko po to, by później korzystać z 10% jego możliwości.

Pamiętajcie, że nawet jeśli nie chcecie zatrudniać zewnętrznych szkoleniowców, Host Up oferuje Wam ponad 30 samouczków online, które pozwolą pracownikom Waszej firmy w pełni wykorzystać możliwości platformy.

3. Przygotujcie plan awaryjny

SharePoint 2010 to świetna platforma i Microsoft wykonał wiele dobrej pracy by ułatwić przejście na nią z SharePointa 2007. Ale pewnie znacie prawa Murphy’ego. Różnie to bywa w IT. Warto mieć zawsze pod ręką plan działania na wypadek, gdyby coś poszło nie tak. Załóżcie w nim najgorsze możliwe scenariusze. Lepiej być przygotowanym i nie musieć korzystać z backupu, niż liczyć na szczęście, przeprowadzić aktualizację, i odkryć że straciliśmy kluczowe dla firmy dane.

4. Zastanówcie się nad przeniesieniem funkcjonalności

Aktualizacja oprogramowania biznesowego to dobry moment na to, by zastanowić się, jak faktycznie wykorzystywaliście je dotychczas. Zanim przystąpicie do niej, szczególnie jeśli wykorzystywaliście specyficzne moduły pisane pod SharePointa 2007, ustalcie:

  • Z których funkcjonalności chcecie korzystać, a które są Wam zbędne w SharePoincie 2010?
  • Które funkcjonalności które dodaliście do SharePointa 2007 w zewnętrznych modułach są teraz domyślnie częścią SharePointa 2010?
  • Które funkcjonalności stworzone specjalnie dla Was pod SharePointa 2007 trzeba będzie przenieść na SharePointa 2010?
  • Jak nowe funkcjonalności w SharePoincie 2010 wpłyną na pracę z innym oprogramowaniem w firmie?

Wszystkie te kwestie powinniście rozważyć zarówno od strony technicznej jak i biznesowej.

5. Nie myślcie tylko o technice

Aktualizacja kluczowego dla misji firmy oprogramowania nie może ograniczać się tylko do analizy technicznej. Owszem, ze stron Microsoftu dowiecie się jak krok po kroku zaktualizować SharePointa 2007 do 2010, ale nie dowiecie się, jak patrzeć na nowe oprogramowanie w kontekście całościowych potrzeb Waszej firmy. Pamiętajcie też, że różne osoby w przedsiębiorstwie mają różne potrzeby – uzgodnienie ich zapotrzebowań przed aktualizacją to świetny sposób na zaoszczędzenie sobie kłopotów później.

Oczywiście wiele biznesów musi zastanowić się też nad zgodnością tego co robią z literą prawa, choćby to, czy po nowym wdrożeniu w odpowiedni sposób zapewniona będzie ochrona wrażliwych danych. Dlatego pamiętajcie – aktualizacja platformy to nie tylko klikanie przycisków w instalatorze.