Serwer Exchange to dzisiaj najpopularniejsze w biznesowych zastosowaniach oprogramowanie, umożliwiające wysyłanie poczty elektronicznej i pracę grupową w organizacjach. Stworzyła je firma Microsoft, z myślą o budowie systemu, który pozwoliłby pracownikom na zwiększenie efektywności ich komunikacji. Przeciętny użytkownik niewiele jednak wie o Exchange – ten działający na zdalnych serwerach program pozostaje w cieniu programu Microsoft Outlooka, niezwykle popularnego klienta poczty elektronicznej, będącego częścią pakietu biurowego Microsoft Office. To właśnie przez Outlooka pracownicy firm codziennie odbierają i wysyłają swoje e-maile, umieszczają zadania w kalendarzach, sprawdzają biznesowe kontakty.

connection
Creative Commons License photo credit: ChrisK4u

Oczywiście nie musisz korzystać z serwera Exchange, aby wykorzystywać Outlooka. To znakomity klient pocztowy, który może działać także ze zwykłymi skrzynkami pocztowymi, także darmowymi, od popularnych polskich dostawców. Jednak wtedy wykorzystasz zaledwie ułamek jego możliwości: potencjał tkwiący w tym narzędziu komunikacyjnym zostanie zmarnowany.

Dlatego w Host Up oferujemy naszym biznesowym Klientom możliwość uruchomienia w naszej infrastrukturze serwera Exchange bez ponoszenia związanych z tym kosztów samodzielnego utrzymania fizycznych maszyn, zakupu licencji na oprogramowanie, jego wdrożenia i zarządzania całością. Hostowany Exchange tymczasem pozwala na osiągnięcie takiej samej wydajności i funkcjonalności, jak jego wdrożenia na własnych serwerach, z gwarancją niezawodności dostępu dzięki najwyższej klasy kompetencjom naszych pracowników. Niewielki miesięczny abonament to wszystko, co musisz opłacić, aby cieszyć się doskonale dobraną parą – serwerem Exchange i klientem Outlook.

Czego mogę oczekiwać po Exchange?

Serwer Exchange to nie tylko zwykły serwer pocztowy jakich wiele. Oferuje możliwości dla darmowych rozwiązań niedostępne. Oto najważniejsze z nich:

  • Exchange stanowi centralne repozytorium informacji dla firmy. Wszystkie wiadomości, dane kontaktowe czy terminarze przechowywane są na serwerze, dzięki czemu każdy uprawniony użytkownik ma do nich dostęp, gdy tylko może skorzystać z Internetu. System kopii bezpieczeństwa zapewnia odpowiednie przechowywanie danych, tak że nie trzeba obawiać się ich utraty w wyniku np. niechcącego skasowania danych w kliencie poczty.
  • Exchange stanowi serwer pracy grupowej w firmie. Wszyscy współpracownicy i członkowie grup roboczych, mogą dzięki Exchange dzielić ze sobą informacje, wyniki swojej pracy, terminy spotkań zapisane w kalendarzach, wymieniać pliki, rezerwować zasoby firmowe (np. sale konferencyjne).
  • Exchange daje dostęp do zgromadzonych w nim informacji na wiele sposobów. To nie tylko połączenie przez Sieć z Outlookiem zainstalowanym na firmowym desktopie czy laptopie. To także możliwość przeglądania, tworzenia i wysyłania poczty przez telefon komórkowy (Outlook Mobile Access) czy przez przeglądarkę internetową zainstalowaną na dowolnym urządzeniu (Outlook Web Access).

Dlaczego Outlook z Exchange, a nie inne klienty poczty?

Outlook nie jest jedynym klientem poczty elektronicznej. Z punktu widzenia potrzeb biznesowych daleko wyprzedza jednak swoją konkurencję. Oto najważniejsze jego zalety:

  • Zintegrowanie poczty z wielu kont w ramach jednego widoku, sortowanie wiadomości według wielu kryteriów, oznaczanie ważności poszczególnych e-maili, porządkowanie ich w samodzielnie utworzonych folderach, powiadamianie o nowych wiadomościach przychodzących i tworzenie automatycznych reguł przekierowań poczty. Do tego wydajna wyszukiwarka, która pozwala znaleźć potrzebną wiadomość, wyszukując po tematach, datach, słowach kluczowych, nadawcach czy adresatach.
  • Możliwość ustawiania automatycznych odpowiedzi o nieobecności w pracy, wysyłanych wszystkim korespondentom, którzy w wybranym czasie wyślą e-maila.
  • Zintegrowany dziennik kontaktów Outlooka, który automatycznie gromadzi całą historię kontaktów, prowadzonych rozmów i wymienianych e-maili.
  • Daleko posunięte bezpieczeństwo systemu operacyjnego – blokowane są wszystkie załączniki do e-maili, które mogłyby przenosić szkodliwe oprogramowanie. Do tego, w połączeniu z serwerem Exchange, możliwość ustalania reguł filtrowania niechcianych wiadomości – spamu.
  • Integracja poczty elektronicznej z Kalendarzem Outlooka – zaproszenia na spotkania można przesyłać e-mailem, a zostaną one automatycznie dopisane do terminarza spotkań. Możliwa jest oczywiście pełna kontrolna dostępności kalendarzy dla wybranych osób. W połączeniu z serwerem Exchange możliwe jest też tworzenie grupowych kalendarzy, które będą dostępne dla wybranych zespołów roboczych
  • Połączenie wszystkich informacji (wizytówek) znajomych i kontrahentów w jednym miejscu – folderze Kontakty, dzięki czemu łatwo uzyskać dostęp do kompletu informacji o danej osobie i błyskawicznie się z nią połączyć. Kontakty są zintegrowane z Kalendarzem, umieszczone w nich daty (np. ważne rocznice) zostają automatycznie przeniesione na listę zdarzeń, o których Outlook będzie informował swojego użytkownika. W połączeniu z serwerem Exchange wszystkie kontaktowe wizytówki można udostępniać współpracownikom.
  • Mechanizm zarządzania zadaniami do zrealizowania, pozwalający na inteligentne organizowanie kolejności prac. Dopisywane do list zadania mogą być grupowane w projekty, dotyczące różnych sfer aktywności życiowej użytkownika, a po ustaleniu terminów granicznych ich wykonania, Outlook sam poinformuje, w jakiej kolejności należy się nimi zająć. W połączeniu z serwerem Exchange listy zadań mogą być współdzielone między pracownikami, można wyznaczać pracowników do wykonania poszczególnych czynności, a gdy ukończą je oni, otrzymać niezwłocznie o tym powiadomienie.

To jednak nie wszystko. Nawet jeśli w danym momencie nie mamy dostępu do Internetu, i tak możemy przygotowywać zadania, wiadomości czy kalendarze dla naszych współpracowników – jest to możliwe dzięki temu, że Outlook przechowuje kopię serwerowej skrzynki na lokalnym dysku. Zaraz po nawiązaniu połączenia z Siecią, jest ona synchronizowana z tym, co znajduje się na serwerze – poczta zostaje rozesłana, kalendarze uzgodnione, a zadania przydzielone.

Jak widać, współpraca klienta Outlook i serwera Exchange tworzy zupełnie nowe możliwości w zakresie pracy grupowej, niedostępne w łatwy sposób dla innych rozwiązań. Dzięki dramatycznemu obniżeniu kosztów utrzymania serwera Exchange w oferowanym przez Host Up modelu hostingowym, te niezwykle ułatwiające pracę funkcje stają się dostępne także dla małych i średnich firm.