Nie wiecie, co można zrobić z SharePointem? Pomysłów na ciekawe wykorzystanie w firmie systemów pracy grupowej, działających w oparciu o SharePointa, takich jak np. upPortal, jest wiele. Tutaj przedstawimy te, które są chyba najbardziej przydatne, a w dodatku nie wymagają instalowania dodatkowego oprogramowania.

Steve Nelson
Creative Commons License photo credit: Marco Arment
  • Typy treści – stwórzcie standardowe szablony dla faktur, agend, prezentacji, umów, raportów, specyfikacji planów, case studies, CV, czy harmonogramów.
  • Biblioteki dokumentów – zbudujcie repozytoria do przechowywania w nich umów, raportów, ważnych e-maili, istotnych aktów prawnych, planów działań czy newsletterów.
  • Biblioteka zdjęć – tam mogą znaleźć się zdjęcia z firmowych eventów, zdjęcia członków zespołu, wyniki firmowego konkursu fotograficznego, zdjęcia lokalizacji firmy czy mapy.
  • Wiki – tam łatwo stworzycie podręczniki, biografie, poradniki, zbiory najlepszych praktyk, określicie role i zakresy odpowiedzialności, metodyki, deklaracje misji, polityki prywatności, procedury pracy i zarządzania, standardy i schematy zależności służbowych. Zamiast stu dokumentów w dziesięciu wersjach wysyłanych tam i z powrotem pomiędzy pracownikami, będziecie mieli do dyspozycji system scentralizowanej wiedzy, powiadomienia o wprowadzonych zmianach, wersjonowanie dokumentów. Koniec bałaganu!
  • Kalendarze – terminy urlopów, spotkań, okresy przestoju systemów IT, wizyty gości, terminy konferencji, terminy szkoleń i oczywiście urodziny szefa. Wszystko z powiadomieniami dla tych, których zdarzenia te dotyczą.
  • Ogłoszenia – wiadomości od dyrekcji, informacje od zespołów roboczych, najnowsze zmiany, szczegóły kontraktów czy życzenia urodzinowe, to wszystko zmieścić się może w Ogłoszeniach.
  • Fora dyskusyjne – to miejsce na „zapytaj mnie o co chcesz”, bazy wiedzy wokół wybranych tematów, burze mózgów czy oceny zespołu.
  • Sondaże: badanie zadowolenia klientów, opinie o dokumentach czy planowanie wydarzeń, z Sondażami będzie znacznie łatwiejsze.
  • Spersonalizowane listy z Widokami – tutaj zrobić można praktycznie wszystko, od katalogu telefonicznego, przez system śledzenia numerów licencji na oprogramowanie, zarządzania portfolio, raportowania, tworzenia budżetów, po system zamówień wewnętrznych czy śledzenia interakcji z klientami.
  • Puste strony – i pusta strona ma w SharePoincie zastosowanie. Na nich możecie umieścić wszelkie diagramy organizacyjne, schematy procesów, a nawet własne tablice rozdzielcze z wykorzystaniem spersonalizowanych list.

To tylko wierzchołek góry lodowej, a pomyślcie, ile można zyskać, łącząc te rozwiązania z synchronizacją z Outlookiem, alertami, workflowem, wspólną redakcją treści czy kanałami RSS. Na pewno istnieją wyspecjalizowane narzędzia, lepsze w wybranych dziedzinach od SharePointa, ale nie ma narzędzia, które obejmowałoby tak wiele i pozwalało w takim stopniu dostosować przepływ informacji do procesów biznesowych, co właśnie SharePoint.