Systemy Ujednoliconej Komunikacji, takie jak upChat, czy inne rozwiązania na bazie Microsoft Lync Servera, służą przede wszystkim wzbogaceniu sposobów łączności pomiędzy pracownikami w firmie, zwiększenia ich produktywności i efektywności współpracy, oraz uproszczeniu procesów biznesowych. Samo jednak uruchomienie systemu Ujednoliconej Komunikacji tego nie zapewni – trzeba jeszcze wiedzieć, co z nim zrobić, jak go do swojej firmy wprowadzić. Poniższe rady powinny ułatwić ten proces.

Monument to Three Charters for National Reunification, Pyongyang, North Korea
Creative Commons License photo credit: yeowatzup
  1. Oceń obecny system komunikacji w firmie. Czy wszystko sprowadza się do wysyłania maili tam i z powrotem? Czy miesiąc w miesiąc płaci się słone rachunki operatorom komórkowym za korzystanie z firmowych telefonów? Zastanów się, które funkcje ujednoliconej komunikacji byłyby najbardziej przydatne w twoim przedsiębiorstwie, ustal, co jest największą przeszkodą na drodze do ich wprowadzenia.
  2. Ustal okoliczności, które zmuszają firmę do zmian. Co wam najbardziej przeszkadza? Kilkadziesiąt lat temu główną metodą komunikacji były rozmowy telefoniczne przez stacjonarne aparaty. Tak pozostało na długi czas, potem pojawiły się e-maile, rozmowy przez telefony komórkowe, wysyłanie SMS-ów, komunikatory tekstowe (np. Gadu-Gadu), komunikatory VoIP (np. Skype), wreszcie wideoczaty. Pejzaż środków komunikacji stał się bardzo skomplikowany, trudno to wszystko kontrolować, a pracownicy tracą dużo czasu na bezproduktywnym przełączaniu się pomiędzy systemami komunikacji. Gdzie zresztą znaleźć tego SMS-a wysłanego pół roku temu, który zawierał ważne dla prezesa dane?Ujednolicona Komunikacja uprości i ujednolici systemy łączności między pracownikami, znacząco zwiększając produktywność w firmie.
  3. Przyjrzyj się roli telefonii w firmie. Ujednolicona Komunikacja rozwiązuje problem nieefektywności posiadania oddzielnej sieci telefonicznej i komputerowej. Przez jedną sieć dostajesz kompletny system połączeń głosowych, mogąc prowadzić rozmowy spoza biura, bez konieczności szyfrowanych po VPN połączeń.
  4. Wybierz hostowane rozwiązanie serwera Exchange, takie jak upMail. Niejednokrotnie wykazywaliśmy, jakie koszty wiążą się z utrzymaniem własnego serwera biznesowej poczty. Niejednokrotnie też pisaliśmy, jak ważne jest posiadanie biznesowej poczty, a nie tanich czy darmowych rozwiązań e-mail. Rozwiązaniem tego problemu jest wybór hostowanej usługi Exchange, która doskonale wpisuje się w cały system ujednoliconej komunikacji, a jednocześnie zwalnia cię z wydatków na własną infrastrukturę, daje możliwość skalowania systemu w miarę wzrostu potrzeb i zmniejsza ryzyko utraty danych.
  5. Wybierz hostowany system Ujednoliconej Komunikacji, taki jak upChat. Podobnie jak z hostowanym upMailem, tak i tu możesz zacząć bez wielkich nakładów na serwery i oprogramowanie, czy zatrudniania dodatkowych pracowników, a w dodatku uzyskasz pomoc techniczną i wdrożeniową od swojego dostawcy usługi.
  6. Włącz firmowy komunikator. W ramach usługi upChat dostajesz najlepsze na świecie narzędzia komunikacyjne Microsoftu, zintegrowane ze wszystkimi narzędziami biznesowymi tej firmy, takimi jak Office czy SharePoint. Bezpieczny komunikator, pozwalający na współdzielenie pulpitów, informację o dostępności, połączenia głosowe, czy wymianę plików, zastąpi skutecznie używane często w firmach rozwiązania domowe, takie jak GG lub Skype.
  7. Wykorzystaj kontrolę obecności do usprawnienia komunikacji. Dzięki możliwości przedstawienia stanu użytkownika w firmowej sieci, pracownicy mogą pokazać innym, co akurat robią i jak są dostępni. W połączeniu z Active Directory łatwe się staje znalezienie dostępnej akurat osoby, która najlepiej może pomóc w realizacji zadania, albo też wybranie sposobu komunikacji z tą osobą, która akurat dostępna nie jest.
  8. Pozwól na łatwe przejście od e-mail do wideoczatów. Zamiast wysyłać do siebie tylko e-maile w pracy, czasem o wiele lepiej jest porozmawiać. Rozwiązania Microsoftu dostępne w Lync Serverze pozwalają na proste przejście od e-maila czy wiadomości z komunikatora do połączenia telefonicznego, czy z drugim komputerem, czy ze smartfonem.
  9. Przenieś spotkania z sal konferencyjnych na serwer. Zamiast wydawać tysiące na służbowe podróże, spędzać godziny na podróżach autem, pociągiem czy samolotem, twórz efektywne konferencje, szkolenia czy wydarzenia, łączące ze sobą wszystkich pracowników firmy ze wszystkich jej oddziałów, a także nawiązuj kontakty z innymi firmami i organizacjami.
  10. Daj sobie czas na migrację. O każdym planowanym kroku porozmawiaj ze swoim dostawcą usługi, tak aby otrzymać ofertę najbardziej dopasowaną do twoich obecnych potrzeb, a jednocześnie łatwą w dostosowaniu do potrzeb, jakie będziesz miał w przyszłości.